一、明确可约定违约金的培训类型
不是所有的培训都能约定违约金，只有用人单位为劳动者提供专项培训费用，对其进行专业技术培训的，才可以与该劳动者订立协议，约定服务期和违约金。比如，一家软件公司送员工去参加国外知名的编程技术培训课程，公司为此支付了高额的培训费用，这种情况下就符合约定违约金的条件。而像公司内部组织的日常业务培训、新员工入职培训等，就不能约定违约金。因为这些培训是为了让员工更好地适应公司日常工作，属于用人单位应尽的义务。
二、合理确定违约金的数额
违约金的数额不得超过用人单位提供的培训费用。用人单位要求劳动者支付的违约金不得超过服务期尚未履行部分所应分摊的培训费用。举个例子，公司为员工培训花费了5万元，约定服务期为5年，员工工作2年后离职，那么员工需要支付的违约金就是尚未履行的3年所分摊的培训费用，即3万元。所以在约定违约金数额时，用人单位要根据实际培训费用来，不能狮子大开口，劳动者也要清楚自己可能承担的违约成本。
三、在合同中明确约定服务期
服务期是指劳动者因接受用人单位给予的特殊待遇而承诺必须为用人单位服务的期限。在签订劳动合同时，要明确约定服务期的起始时间和结束时间。比如，从员工培训结束后开始计算服务期为3年。这样双方都清楚在什么时间段内劳动者有义务为用人单位工作，如果提前离职就可能要承担违约金。同时，服务期的约定要合理，不能过长，否则可能被认定为显失公平。
四、遵循法定程序和形式
用人单位与劳动者约定服务期和违约金，应当采用书面形式，在劳动合同或者专项培训协议中明确约定。协议中要详细写明培训内容、培训费用的构成、服务期、违约金的计算方式等内容。双方签字盖章后，协议才具有法律效力。例如，双方签订了一份《培训服务协议》，其中明确了培训的具体课程、培训费用是由学费、差旅费等组成，服务期为4年，违约金按照未履行服务期分摊培训费用计算。这样在发生纠纷时，书面协议就是重要的证据。